О предоставлении государственной услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации

Апостилирование является одним из важнейших инструментом легализации иностранных документов, установленным Гаагской Конвенцией 1961 года.

Апостиль (от фр. Apostile) - это штамп (международная стандартная форма заполнения сведений о законности документа для предъявления на территории стран, признающих такую форму легализации), соответствующий требованиям Конвенции и Федерального закона  от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 330-ФЗ), проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

Согласно приложению к Конвенции апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.

На международном уровне порядок проставления апостиля регламентируется конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (далее - Конвенция), которая была принята в Гааге, 5 октября 1961 года, ратифицирована Российской Федерацией 4 сентября 1991 года и вступила в силу 31 мая 1992 года.

Помимо России к Конвенции на настоящий момент присоединилось 118 государств. Каждое из договаривающихся государств освобождает от легализации документы, на которые распространяется Конвенция. Вместо легализации официальных документов используется апостиль для подтверждения подлинности подписи, качества, в котором выступает лицо, подписавшее документ, подлинности штампа, которым скреплен этот документ. Апостилирование преследует ту же цель, что и легализация, - придание юридической силы официальным документам за пределами государства пребывания.

В отличие от легализации документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой стране участнице Гаагской конвенции.

Федеральным законом № 330-ФЗ закреплены основные понятия, а также определяется, какие документы относятся к официальным, устанавливаются полномочия компетентных органов в области проставления апостиля, определяется срок проставления апостиля, регулируются вопросы уплаты госпошлины за эту процедуру, предусматривается ведение реестра апостилей.

Так, в качестве российских официальных документов в целях применения настоящего Федерального закона рассматриваются документы, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации:

1) федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

2) федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов Российской Федерации;

3) органами прокуратуры Российской Федерации;

4) органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

5) организациями, осуществляющими образовательную деятельность;

6) органами местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления;

7) государственными и муниципальными учреждениями.

 В качестве российских официальных документов также рассматриваются документы, оформленные нотариусами Российской Федерации при совершении нотариальных действий или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, и документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.

 Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами.

Постановлением Правительства РФ от 30.05.2016 № 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации» (далее - Постановление Правительства) определен Перечень компетентных органов, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации на официальных документах в соответствии с установленной сферой деятельности.
Так, согласно вышеуказанному Перечню, апостиль полномочны проставлять следующие компетентные органы:

-  МВД России проставляет апостили на выданных органами внутренних дел справках о судимости, уголовном преследовании, архивных документах и справках о реабилитации;

- Минобороны России - на официальных архивных документах о военной службе;

- Генеральная прокуратура Российской Федерации - на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности;

- Федеральное архивное агентство - на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами;

- Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела - на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами);

- Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, - на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия;

- Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, - на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях.

-  Министерство юстиции Российской Федерации - на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона № 330-ФЗ, проставление апостиля на которых не относится к полномочиям вышеуказанных компетентных органов.

Необходимо отметить, что законодательное закрепление порядка оказания государственной услуги на федеральном уровне значительно упростило процедуру получения образцов подписей и оттисков печатей должностных лиц в необходимых случаях.

Согласно приказа Минюста России от 04.05.2017 № 75 «Об утверждении Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (далее - Административный регламент):

Минюст России проставляет апостиль:

- на официальных документах, исходящих от федеральных органов государственной власти, за исключением случаев, когда они сами наделены полномочиями по проставлению апостиля;

- на копиях официальных документов, исходящих от конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации, федеральных судов Российской Федерации и мировых судей, верность которых засвидетельствована в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

- на копиях официальных документов, исходящих от федеральных органов государственной власти, их территориальных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации, федеральных судов Российской Федерации и мировых судей, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- на копиях иных официальных документов, верность которых засвидетельствована нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- на официальных документах, выданных, удостоверенных или засвидетельствованных нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Территориальные органы Минюста России проставляют апостиль на вышеперечисленных в настоящем пункте официальных документах при условии, что указанные документы исполнены в субъекте Российской Федерации, на территории которого действуют эти территориальные органы.

Более того, в случае, если официальный документ исходит от органа государственной власти нескольких субъектов Российской Федерации или межрегиональных организаций заявитель вправе обратиться для предоставления государственной услуги в территориальный орган Минюста России, на территории которого действует данный орган или организация.

В случае, если официальный документ выдан, засвидетельствован или удостоверен нотариусами Российской Федерации или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия, разных субъектов Российской Федерации, заявитель вправе по своему усмотрению обратиться для предоставления государственной услуги в территориальный орган Минюста России, действующий на территории субъекта Российской Федерации, где было совершено одно из нотариальных действий.

          В соответствии с п. 24 Административного регламента для предоставления государственной услуги заявителем предоставляются:

          - документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем);

          - письменный запрос о предоставлении государственной услуги (только в случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки);

          - официальный документ, исходящий от органов или лиц, указанных в п. 54 Административного регламента, и подлежащий вывозу за пределы территории Российской Федерации на территорию иностранного государства – участника Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года.

          Согласно п. 25 и п. 26 Административного регламента письменный запрос о предоставлении государственной услуги должен содержать обращение с просьбой проставить апостиль на официальном (ых) (документе (ах), прилагаемом (ых) к запросу. В запросе о предоставлении государственной услуги указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя или наименование юридического лица, являющегося заявителем, почтовый адрес для направления ответа, номер телефона заявителя, описание и количество представленных заявителем официальных документов, (название государства предъявления официальных документов. На запросе ставится дата и личная подпись заявителя.

          За проставление апостиля, согласно п. 36 Административного регламента с заявителя взимается государственная пошлина в размере и порядке, которые установлены законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, а именно: в соответствии с п.п. 48 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина в размере 2500 рублей за каждый документ; на основании п.п. 5 п. 1 ст. 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации при обращении за проставлением апостиля плательщик (организация или физическое лицо, обратившееся за проставлением апостиля) уплачивает государственную пошлину до проставления апостиля.

          От уплаты государственной пошлины органы государственной власти и органы местного самоуправления освобождаются, в соответствии с п. 10 ч. 1 ст. 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации.

Таким образом, для проставления апостиля заявителю необходимо обратиться в Минюст России или его территориальный орган лично либо посредством почтовой связи, представив:

- документ, удостоверяющий личность (при представлении официальных документов лично заявителем либо через доверенное лицо);

- доверенность (только в случае представления интересов через доверенное лицо);

- письменный запрос о предоставлении государственной услуги (только в случае направления документов для предоставления государственной услуги почтовой связью или курьерской службой доставки);

- официальный документ;

- квитанцию об оплате государственной пошлины за проставление апостиля.

Письменный запрос о предоставлении государственной услуги должен содержать обращение с просьбой проставить апостиль на официальном документе.

В запросе о предоставлении государственной услуги указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя или наименование юридического лица, являющегося заявителем, почтовый адрес для направления ответа, номер телефона заявителя, описание и количество представленных заявителем официальных документов, название государства предъявления официальных документов. На запросе ставится дата и личная подпись заявителя.

Однако в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги по проставлению апостиля может быть отказано в следующих случаях, установленных п. 32 Административного регламента:

- официальный документ предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 года;

- официальный документ исходит от органа, должностного лица, нотариуса или юридического лица иностранного государства;

- официальный документ исходит от органа, который сам уполномочен на проставление апостиля;

- на официальном документе отсутствуют подпись лица, от которого исходит официальный документ, и (или) оттиск печати органа государственной власти, нотариуса, должностного лица, уполномоченного совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством Российской Федерации, органа местного самоуправления и иных органов и лиц, от которых исходит официальный документ;

- если исправления, имеющиеся в тексте официального документа, не оговорены лицом, подписавшим документ;

- если подписи лиц и (или) оттиски печатей, содержащиеся на официальном документе, не являются отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в центральном аппарате Минюста России или территориальных органах Минюста России;

- если листы официального документа не прошиты и (или) не пронумерованы и (или) не скреплены оттиском печати органа или лица, от которого исходит официальный документ.

На основании п. 33 Административного регламента в предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям:

- официальный документ не предназначен для вывоза за пределы территории Российской Федерации в соответствии с Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из Союза Советских Социалистических Республик за границу»;

- официальный документ предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;

- лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;

- подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати/штампа на официальном документе не соответствуют имеющимся в Минюсте России или его территориальном органе образцам;

- подпись лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиск печати/штампа на официальном документе не могут быть удостоверены Минюстом России или его территориальным органом ввиду отсутствия в Минюсте России или его территориальном органе образца подписи такого лица и (или) оттиска такой печати/штампа и отсутствия этих образцов у органа, от которого исходит официальный документ, а также неподтверждения им факта совершения официального документа;

- официальный документ совершен дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями;

- официальный документ имеет прямое отношение к коммерческой или таможенной операции;

- в Минюст России (его территориальный орган) поступила документально подтвержденная информация о вступлении в законную силу решения суда, которым отменено совершенное нотариальное действие или признан недействительным официальный документ, представленный для предоставления государственной услуги.

          Согласно п. 20, 21 и 22 Административного регламента государственная услуга предоставляется в течение 3 рабочих дней со дня поступления от заявителя официальных документов. Срок выдачи (отправки) официальных документов с проставленным апостилем заявителю в течение 3 рабочих дней, со дня поступления от заявителя официальных документов. Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости истребования образца подписи, оттиска печати/штампа и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего официальный документ, может быть продлен до 30 рабочих дней со дня поступления от заявителя официальных документов.

Проставление апостиля требуется в случаях, когда возникает необходимость вывоза документов за пределы Российской Федерации для их представления в соответствующие инстанции иностранного государства в целях последующего совершения лицом юридически значимых действий на территории иностранного государства.

В заключении хотелось бы добавить, что наиболее востребованные виды документов, на которые проставляются штампы апостиль, это - доверенности, копии решения судов и нотариальные копии документов органов ЗАГС и документов об образовании.

          Страны, в которые предполагается вывоз документов, на которые проставлен штамп апостиль, это – Испания, Германия, Израиль, Франция, Швейцария, Греция и Турция.