Практика планирования на примере Управления Федерального казначейства по Тюменской области

Основой деятельности любого учреждения, организации является грамотно выстроенная система планирования деятельности, контроля за выполнением планов, а также отчетности об их исполнении.

Планирование – это разработка и корректировка документов планирования деятельности в Федеральном казначействе и его территориальных органах, подведомственных учреждениях, включающие прогнозирование, обоснование, конкретизацию и описание деятельности органов Федерального казначейства на краткосрочную и среднесрочную перспективу в целях обеспечения достижения заданных конечных результатов», такое определение дает планированию Порядок управления реализацией государственных программ Российской Федерации в Федеральном казначействе, утвержденный руководителем Федерального казначейства Р.Е. Артюхиным (далее по тексту – Порядок управления реализацией государственных программ).

С учетом нацеливания работы всех органов исполнительной власти на конкретный результат роль планирования многократно возрастает.

О системе планирования в Управлении Федерального казначейства по Тюменской области (далее по тексту – Управления).

До утверждения и внедрения Порядка управления реализацией государственных программ в Управлении составлялись планы (порядок составления и мониторинга определен Регламентом работы Управления): Наименование Формирование и контроль исполнения

С горизонтом планирования 1 год

План Управления по исполнению Плана деятельности Федерального казначейства и Основных мероприятий по реализации Стратегической карты Казначейства России

На основании письменных предложений начальников отделов Управления, представленных в трехдневный срок после получения Типового плана по исполнению территориальным органом Федерального казначейства Плана деятельности Федерального казначейства и Основных мероприятий по реализации Стратегической карты Казначейства России (внесения изменений в него), подлежал согласованию с заместителями руководителя Управления и предоставлялся на утверждение руководителю Управления в недельный срок после получения Типового плана по исполнению территориальным органом Федерального казначейства Плана деятельности Федерального казначейства и Основных мероприятий по реализации Стратегической карты Казначейства России (внесения изменений в него).

При необходимости внесения изменений в План Управления начальники отделов представляли руководителю Управления обоснованные предложения не позднее, чем за 14 дней до планируемого периода. Ежеквартальный проект отчета об исполнении Плана Управления обобщался административным отделом на основании отчетов об исполнении Плана Управления, представленных начальниками отделов Управления, не позднее 3 рабочего числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Проект отчета подлежал согласованию с заместителями руководителя Управления и предоставлялся на утверждение руководителю Управления в срок не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

План Управления по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации.

Разрабатывался в соответствии с тезисами Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации. План составлялся на основании письменных предложений начальников отделов Управления, представленных в 14-дневный срок после получения Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации.

Сроки предоставления отчета об исполнении плана регламентировались в соответствии с протоколами расширенного заседания региональной коллегии федеральных органов исполнительной власти в Тюменской области при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, направляемыми в адрес Управления.

Сводный проект отчета об исполнении плана составлялся административным отделом на основании письменных отчетов начальников отделов Управления, представленных не позднее, чем за 14 дней до истечения контрольного срока предоставления отчета главному федеральному инспектору в Тюменской области.

График мероприятий Управления по реализации Стратегической Карты Казначейства России Разрабатывался в соответствии с Графиком мероприятий Федерального казначейства по реализации Стратегической Карты Казначейства России.

График составлялся на основании письменных предложений начальников отделов Управления, представленных в 14-дневный срок после получения Графика мероприятий Федерального казначейства по реализации Стратегической Карты Казначейства России (внесения изменений в него). Ежеквартальный проект отчета об исполнении Графика составлялся на основании отчетов об исполнении Графика, представленных начальниками отделов Управления, представленных не позднее 3 рабочего числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

План контрольной деятельности Управления Формировался на основании приказа Федерального казначейства «Об утверждении Стандартов внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности» до 25 июня года, предшествующего очередному году. План утверждается руководителем органа Федерального казначейства (иным уполномоченным лицом) не позднее 1 июля года, предшествующего очередному году.

Плана закупок товаров, работ и услуг для нужд Управления На основании предложений администраторов закупок План закупок формировался и представлялся в Комиссию по планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Управления.

План закупок утверждался не позднее 10 рабочих дней после доведения в установленном порядке лимитов бюджетных обязательств, предусмотренных в федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и на плановый период Управления.

План-график размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления Составлялся в срок не позднее одного календарного месяца после принятия закона (решения) о бюджете, на основании предложений администраторов закупок.

План освещения деятельности Управления в средствах массовой информации и интернет Составлялся на основании письменных предложений заместителей руководителя, начальников отделов.

Предложения вносились не позднее 20 декабря и должны были содержать наименование планируемых мероприятий, тему публикации, выступления на радио, телевидении; наименование печатного издания, срок исполнения, ответственного исполнителя, сумму предполагаемых расходов. Проект плана не позднее 15 января предоставлялся на утверждение руководителю Управления.

План проведения совещаний-семинаров Составлялся на основании письменных предложений заместителей руководителя, начальников отделов. Предложения вносятся не позднее 20 декабря и должны содержать дату проведения, тему, место проведения, сведения о количестве участников совещания от сторонних организаций, Управления, ответственных лиц. Проект плана согласовывается с заместителями руководителя, начальниками отделов и не позднее 25 декабря представляется на утверждение руководителю Управления.

Горизонт планирования «квартал»

График проведения проверок в структурных подразделениях Управления В целях реализации плана отдел внутреннего контроля и аудита за 30 дней до наступления квартала, в котором запланировано осуществление контрольной деятельности, составлял график проведения проверок Управления Федерального казначейства по Тюменской области на соответствующий квартал.

План проведения технической учебы Составлялся с учетом представленных не позднее 25 числа месяца, предшествующему планируемому периоду квартальных планов отделов Управления, согласовывался с начальниками отделов, заместителями руководителя Управления и представлялся на утверждение руководителю Управления не позднее 30 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

План деятельности отдела Управления Разрабатывался на основе утвержденного Плана основных направлений деятельности, графика мероприятий Управления по реализации Стратегической Карты Казначейства России, плана мероприятий Управления по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации, решений Коллегии Управления, поручений руководителя Управления и представляются для утверждения руководителю Управления не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

Копии утвержденных планов работы отделов Управления представлялись в отдел внутреннего контроля и аудита не позднее 30 числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

План работы сотрудника Разрабатывались на основе утвержденных планов работы отделов, поручений начальника отдела и представлялись на утверждение начальнику отдела не позднее 30 числа дня месяца, предшествующего планируемому периоду.

График проведения селекторных совещаний

Составлялся на основании письменных предложений заместителей руководителя, начальников отделов. Предложения вносились не позднее 20 числа месяца, предшествующего кварталу, и должны были содержать дату проведения, тему, ответственных исполнителей. План согласовывался с заместителями руководителя, начальниками отделов и не позднее 25 числа месяца, предшествующего кварталу, представляется на утверждение руководителю Управления.

Кроме того, составлялись планы работы отдельных комиссий в порядке и сроки, установленные положениями о комиссиях.

Мониторинг исполнения планов работы осуществляется отделом внутреннего контроля и аудита, помощником руководителя Управления, начальниками отделов. Отдел внутреннего контроля и аудита на основании мониторинга исполнения планов ежеквартально представляет руководителю Управления в установленные приказом о проведении мониторинга сроки отчет об их исполнении. Контроль за выполнением планов деятельности гражданских служащих Управления отдела осуществляет начальник отдела.

Действовавшая система планирования достаточно неплохо выполняла свою функцию, обеспечивая систематизацию, стройность, четкость действий, структурирование. Вместе с тем, учитывая, что Управление является территориальным органом Федерального казначейства, следовало усилить влияние вертикали власти на составление основных планов, а именно, наличие согласования планируемых основных мероприятий Управлений со стороны Федерального казначейства. Данный недостаток решил Порядок управления реализацией государственных программ.

В соответствии с Порядком управления реализацией государственных программ Управлением был переработан в части планирования Регламент Управления.

Основные изменения, внесенные Порядком управления реализацией государственных программ следующие. Порядком управления реализацией государственных программ определен системный подход к планированию в органах Федерального казначейства, данный документ определил от «А» до «Я» перечень обязательно составляемых планов, порядок их составления и согласования, участники процесса реализации государственных программ, проведение мониторинга исполнения планов и отчетность об исполнении. Указанный выше документ имеет системный подход к планированию в органах Федерального казначейства. Согласно Порядку управления реализацией государственных программ в Управлении появился новый документ – Реестр документов планирования деятельности территориального органа Федерального казначейства (далее – реестр) (срок утверждения 15 декабря).

Реестр содержит перечень всех документов планирования деятельности с указанием для каждого документа планирования деятельности: его наименования; основания формирования; горизонта планирования; периодичности обновления; даты формирования; Ф.И.О., должности лица (наименования структурного подразделения) органа Федерального казначейства, казенного учреждения, ответственного за составление документа планирования; периодичности осуществления мониторинга исполнения.

Порядком управления реализацией государственных программ определен перечень составляемых Управлением планов: План по исполнению территориальным органом Федерального казначейства (казенным учреждением) Плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и Основных мероприятий на соответствующий год по реализации Стратегической карты Казначейства России по утвержденной форме. составляется на основании типового плана, который готовится Федеральным казначейством не позднее 10.03 планируемого периода. Управление в течение 15 дней с даты получения типового плана (информационного письма) дорабатывает и руководитель Управления утверждает План. Далее в течение 3-х дней представляет его в Федеральное казначейство заместителю руководителя Федерального казначейства для согласования. Ранее планы Управлений не согласовывались с Федеральным казначейством. После согласования План размещается в сети интернет и на внутреннем портале.

Планы деятельности отделов территориального органа Федерального казначейства, казенного учреждения. Составляются на 1 год, в течение 3 рабочих дней с даты согласования Плана по исполнению территориальным органом Федерального казначейства Плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и Основных мероприятий на соответствующий год по реализации Стратегической карты Казначейства России заместителем руководителя Федерального казначейства (курирующим Управление), отделы представляют кураторам планы для утверждения, и далее на согласование руководителю Управления. Ранее планы составлялись на квартал, а утверждение планов структурных подразделений осуществлял руководитель Управления.

Планы деятельности сотрудников территориального органа Федерального казначейства, казенного учреждения, также составляются по утвержденной форме. Планы деятельности сотрудников составляются по решению начальника соответствующего отдела на основании Плана деятельности отдела, с учетом плана индивидуального развития, должностного регламента сотрудника, технологических регламентов и иных документов, регламентирующих деятельность сотрудника. Горизонт планирования до года.

Иные документы планирования деятельности (План Управления по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации; План контрольной деятельности Управления; План закупок товаров, работ и услуг для нужд Управления; План-график размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления; План освещения деятельности Управления в средствах массовой информации и интернет; График проведения селекторных совещаний с начальниками отделов Управления и др.).

Разрабатываются в соответствии с действующими нормативными правовыми документами (НПА) и решениями руководителя Управления. Порядок составления и формы определяются или действующими НПА (так, приказом Федерального казначейства от 29.06.2011 № 253 установлено составление Плана контрольной деятельности и графика проведения проверок или руководителем Управления - план технической учебы, проведения семинаров и т.д.).

Т.е. новый порядок фактически регламентировал для уровня Управления составление 3 планов работы Управления, структурных подразделений и сотрудников. Вместе с тем, новый порядок более конкретно позволяет выстраивать вертикаль власти, в части планирования и исполнения запланированных мероприятий, иными словами контроль за составлением и исполнением планов, начиная от структурно подразделения Управления и заканчивая руководством Федерального казначейства. Мониторинг исполнения планов. Мониторинг осуществляется уполномоченными подразделениями Управления (административным отделом и отделом внутреннего контроля и аудита), заместителями руководителей Управления и начальниками соответствующих отделов.

Периодичность проведения мониторинга хода выполнения мероприятий, предусмотренных документом планирования деятельности по реализации мероприятий государственных программ: - осуществляется начальниками отделов еженедельно (в пределах компетенции соответствующего структурного подразделения); - заместителями руководителей ежемесячно (в части деятельности структурных подразделений, курируемых и контролируемых соответствующим должностным лицом).

Ежеквартальный проект отчета об исполнении Плана Управления по исполнению Плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и Основных мероприятий по реализации Стратегической карты Казначейства России на соответствующий год составляется на основании отчетов об исполнении Плана Управления по исполнению Плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и Основных мероприятий по реализации Стратегической карты Казначейства России на соответствующий год, представленных начальниками отделов Управления, не позднее 3 рабочего числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Кроме того, отдел внутреннего контроля и аудита осуществляет мониторинг выполнения следующих планов: - планов работы комиссий, созданных в Управлении; - годовых планов деятельности отделов Управления; - квартальных планов проведения технической учебы в Управлении; - иных планов по поручению руководителя Управления. В Управлении организовано планирование деятельности, контроль за исполнением планов и отчетности об их исполнении достаточно на высоком уровне, с учетом системного подхода, полноты охвата деятельности и жесткой регламентации всех выполняемых процедур с конкретным распределением ответственности и обязанностей.

Вместе с тем, до управлений типовой План Управления по исполнению Плана деятельности Федерального казначейства и Основных мероприятий по реализации Стратегической карты Казначейства России доводится в срок не позднее 10 марта, фактически означает, что до марта месяца Управление, структурные подразделения Управления и сотрудники Управления будут осуществлять свою деятельность (выполняют) работу без четко прописанного планирования, что нельзя считать положительным моментом. Достаточно большой объем ручного труда при еженедельном, ежемесячном мониторинге исполнения такого большого объема планов работы. Кроме того, проведение ежеквартального мониторинга, проводимого отделом внутреннего контроля и аудита, оформление его результатов, также достаточно трудозатратное мероприятие. Решить данную проблему поможет автоматизация процесса, с автоматическим напоминанием контрольных сроков исполнения планов, с привязкой документов об исполнении, для чего можно использовать систему делопроизводства LanDocs. В связи с отсутствием ППО по учету запланированных и выполненных мероприятий, отсутствует возможность on-line просмотра выполненных мероприятий, мероприятий с истекшими сроками исполнения и с привязкой необходимых документов об исполнении.

Несмотря на небольшие трудности, с которыми сталкивается Управление, работа по планированию и дальше будет организовываться на высоком, профессиональном уровне, охватывая все сферы деятельности, а с учетом использования при планировании, мониторинге и отчетности информационных систем (прикладного программного продукта) с повышением оперативности подготавливаемых документов, данная работа будет более эффективна, с наименьшими затратами будет достигаться большие результаты.

Начальник отдела внутреннего контроля и аудита УФК по Тюменской области Виктор Липихин