Практика проведения внутреннего контроля на примере отдела № 10 УФК по Тюменской области

В настоящее  время отдел № 10 осуществляет следующие основные  функции:

- исполнение порядка кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и осуществления отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, ведения счетов  внебюджетных фондов;- исполнение порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета;-  обеспечение наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. 

Для эффективного исполнения функций отдела очень важно организовать систему внутреннего контроля. Внутренний контроль в  органах Федерального казначейства является непрерывным процессом, осуществляемым контрольно-аудиторскими подразделениями в рамках управления казначейскими рисками, направленным на обеспечение соблюдения требований нормативных правовых актов Российской Федерации и административных либо иных регламентов, в том числе должностных регламентов работников органов Федерального казначейства, повышение эффективности и результативности осуществляемых операций в разрезе финансового, административного и технологического направлений деятельности.

Система внутреннего казначейского контроля охватывает всю деятельность каждого структурного подразделения УФК по Тюменской области, основывается на позициях самоконтроля каждого сотрудника и контроля по уровню подчиненности, то есть сотрудник  вышестоящей по должности, контролирует  своих подчиненных по установленным направлениям деятельности.

В ежедневном  внутреннем контроле большое значение имеет самоконтроль сотрудников. Уже в течение длительного времени происходит адаптация сотрудников к работе в строгом соответствии с  технологическими  регламентами,  в связи с чем  развивается привычка работать по стандартизированным процедурам со строгим соблюдением интервалов времени отведенных на выполнение каждой операции, прослеживать  изменения технологических процессов, своевременно  применять их на практике. При выявлении несоответствия выполняемых действий  регламентам существует объективная возможность оперативно и самостоятельно скорректировать процесс обработки информации. При приеме платежных документов, поступивших от клиентов, ответственные специалисты  осуществляют визуальный контроль оформления документа на соответствие его действующему законодательству, а также прохождение процедуры санкционирования расходов. Следующим этапом после положительного результата проверки является автоматизированный контроль в программном обеспечении Автоматизированная система Федерального казначейства  (ППО АСФК). На данном этапе осуществляется проверка структуры документа, контроля со справочной информацией и проверок, предусмотренных нормативно-правовыми актами. 

В течение операционного дня всеми ответственными специалистами осуществляется  контроль своевременности и полноты обработки документов, подлежащих исполнению текущим днем. В конце рабочего дня начальником отдела осуществляется повторный контроль на отсутствие неисполненных документов.

Несмотря на важность самоконтроля,  очень актуален контроль по уровню подчиненности, то есть  специалистами старшей  и ведущей группы должностей над специалистами младшей группы должностей. Распределение функций по осуществлению внутреннего контроля достигается в результате процедур планирования внутреннего контроля, которое заключается в формировании (актуализации) карты внутреннего контроля. Карта внутреннего контроля составляется начальником отдела на очередной год и при ее составлении выполняются следующие этапы: анализ предметов внутреннего контроля в отношении которых контрольные мероприятия необходимы, формирование перечня операций действий необходимых для выполнения функций территориального отдела. В карту внутреннего контроля не включаются предметы внутреннего контроля в отношении которых осуществляются автоматические контрольные действия, в случае если эти контрольные действия эффективны. В карту внутреннего контроля включаются данные о должностных лицах ответственных за выполнение операций, периодичности выполнения операций, данные о лицах осуществляющем контрольные действия, данные о методах контроля, периодичности контрольных действий. В карту внутреннего контроля включены все специалисты отдела, ознакомлены с функциями по осуществлению внутреннего контроля под роспись. В соответствии с картой внутреннего контроля на 2015 год территориальным отделом осуществляются контрольные действия в отношении 37 предметов внутреннего контроля. К предметам контроля относится проверка всех платежных документов, ежедневной и ежемесячной отчетности, направляемой клиентам, должностных регламентов. Для всех предметов контроля применяется два метода: самоконтроль и контроль по уровню подчиненности. Для большинства предметов контроля определена ежедневная периодичность проверки.

Выявленные в ходе мероприятий внутреннего контроля нарушения  фиксируются в журнале внутреннего контроля на основе которого ежеквартально составляется отчет, по результатам которого начальником отдела принимаются определенные управленческие решения.

Осуществление внутреннего контроля начальником отдела предусмотрено настройками программного продукта, так называемой «матрицей доступа», которая представляет собой закрепление определенных функций по работе с конкретными платежными и иными документами за каждым сотрудником отдела. Начальник отдела доводит  каждый документ до конечного статуса его обработки, тем самым контролируя работу каждого сотрудника. Например, при поступлении от клиента заявки на кассовый расход ответственный специалист проверяет ее на соответствие нормативно-правовым актам и переводит ее в определенный статус ставя свою электронную подпись, затем начальник отдела проверяя данную заявку регистрирует ее, тем самым передавая ее операционный отдел Управления для дальнейшей отправки в учреждение банка.

Конечным звеном в проведении внутреннего контроля в отделе является начальник территориального отдела, именно на него возложена функция  принятия управленческих решений. В первую очередь, это устранение выявленных нарушений, определение показателей результативности деятельности каждого  сотрудника, дополнительное изучение существующей нормативной базы. При необходимости пересмотр существующего распределения обязанностей с учетом загруженности, количества и качества обрабатываемой сотрудником информации, усиление контроля и самоконтроля.

Для принятия объективных управленческих решений в отношении качества работы сотрудников  отдела и  работы территориального отдела в целом  применяется система оценки показателей результативности деятельности.  Ежемесячно каждый сотрудник отдела оценивает результаты  своей работы в соответствии с показателями результативности деятельности, определенными должностными регламентами. Данные показатели обобщены в таблицу, где каждый из них имеет весовое значение в виде процентов, общая оценка результативности составляет сто процентов. Таблица показателей результативности согласовывается с начальником территориального отдела и оказывает непосредственное влияние на материальное и моральное стимулирование каждого сотрудника. По итогам работы за квартал определяется значение показателя результативности деятельности территориального отдела в целом. Одним из положительных моментов данной системы является ее гибкость в части возможности изменения показателей деятельности при изменении функций, изменения веса того или иного показателя в общей оценке результативности деятельности сотрудника.  Именно при осуществлении оценки результативности деятельности находят свое отражение результаты внутреннего контроля проводимого в территориальном отделе.

Таким образом,  осуществление системы внутреннего контроля в пределах территориального отдела  предполагает как можно ранее выявление уже случившихся нарушений и проведение регулярного мониторинга управленческих рисков, которые препятствуют достижению поставленных целей. Кроме того проведение комплексного внутреннего контроля на начальном этапе исполнения бюджетов всех уровней позволяет установить достаточно жесткий контроль за расходованием бюджетных средств.

 Начальник отдела № 10  УФК по Тюменской области А.А. Лебедева