Развитие системы электронного документооборота в Управлении Федерального казначейства по Тюменской области

Ориентирование на использование в эффективных, передовых методов взаимодействия с клиентами, в том числе и внедрение системы электронного документооборота стало одним из ведущих направлений в развитии казначейских технологий. На протяжении 20 лет деятельности Федерального казначейства применялись различные формы, такие как ввод платежных поручений в виде файлов, система считывания штрихкодов и др. Однако, данные технологии требовали проведения обязательного визуального контроля правильности ввода документов, что приводило к значительным непроизводительным затратам времени и ресурсов.

Объемы обрабатываемых документов с каждым годом возрастают. Внедрение системы электронного документооборота позволило решить проблему обработки большого объема документов. Перевод на безбумажную технологию осуществлялся в УФК по Тюменской области (далее Управление) с 2005 года. Оптимизация системы электронного документооборота Федерального казначейства (далее СЭД) специалистами Управления осуществлялась путём подключения к СЭД распорядителей, получателей средств федерального бюджета, администраторов поступлений и получателей средств местных бюджетов. Прикладное программное обеспечение СЭД разработано с применением клиент-серверной технологии. Всего за период внедрения подключен к системе электронного документооборота 1981 абонент.

Применение электронного документооборота позволило снизить трудозатраты, увеличить скорость обработки платежных документов, сохранить аудиторский след при проведении операций. Однако имелись свои «минусы» при эксплуатации ППО СЭД, а именно, обязательное обслуживание специалистами информационных систем, так как СЭД требует наличие стационарного автоматизированного рабочего места у клиента, высокопроизводительных серверов в территориальных отделах Управления, систематического обновления справочников и версий.

В 2011 году после внедрения в Управлении прикладного программного обеспечения "Автоматизированная система Федерального казначейства" (ППО АСФК) появилась возможность нового сервиса для клиентов Управления - обмен электронными документами посредством системы удаленного финансового документооборота – СУФД - Портал. СУФД - Портал имеет принципиально новое технологическое решение - WEB-приложение, доступное из глобальной сети Интернет, позволяющее производить все операции с документами в режиме реального времени при соблюдении самых жестких требований к информационной безопасности.

Для внедрения системы удаленного финансового документооборота других участников бюджетного процесса в 2012 году проведены работы по инсталляции серверного оборудования и миграция данных ППО СУФД - Портал на новое оборудование. Работы по переводу абонентов СЭД на обмен электронными документами посредством СУФД - Портал завершены в июле 2013 года переводом 100% организаций, обслуживающихся в Управлении, или 681 организация или 1002 участника бюджетного процесса.

Основные преимущества СУФД - Портал по сравнению с СЭД:

документы клиентов поступают в Управление практически сразу;

оперативное получение клиентом информации о статусе обработки документов в органе Федерального казначейства;

установка и последующее обновление программного обеспечения на рабочем месте клиента не требуется (за исключением средств защиты информации);

наличие актуальных справочников, не требующих обновления;

отсутствие базы данных у клиента;

нет ограничений по организации рабочих мест.

В СУФД - Портал гарантируется высокая степень безопасности. Шифрование данных осуществляется через защищенное VPN - соединение. У клиента устанавливается программное обеспечение «Континет - АП», в Управлении аппаратно-программный криптошлюз «Континент». Обработка данных в СУФД - Портал осуществляется с использованием передовых информационных технологий.

В настоящее время в СУФД - Портал Управления зарегистрировано 1892 пользователя, и поэтому важной составляющей является бесперебойная работа прикладного программного обеспечения и аппаратных средств. Специалисты отдела информационных систем Управления оказывают консультативную и практическую помощь клиентам по проблемам программного обеспечения.

Кроме того, организована «горячая линия» компанией - аутсорсером ООО «ОТР2000», решающей возникающие инциденты.

Повышение качества и эффективности электронного документооборота между клиентами и органами Федерального казначейства обуславливает высокую надежность и уменьшение затрат на информационно-технический комплекс.

Отдел информационных систем УФК по Тюменской области