Межведомственный электронный документооборот в системе электронного документооборота Федерального казначейства

Государственные структуры используют цифровые инструменты для передачи данных внутри ведомства, между собой или сторонним организациям. Для обмена сведениями используются федеральные и региональные системы электронного документооборота (СЭД). В частности, СЭД Федерального казначейства является «Автоматизированная система документооборота LanDocs» (АСД LanDocs).

Цель создания и использования межведомственного электронного документооборота (МЭДО) — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счёт сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует:                                                                                                                                  

•        организационное и методическое обеспечение МЭДО;                                                                    

•        ведение адресных справочников МЭДО;                                                                                                    

•        создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

На практике документооборот через МЭДО происходит следующим образом:

1.      Отдельная система электронного документооборота федерального органа формирует информационный пакет, заверенный одной либо большим количеством электронных подписей.

2.      Данный пакет, обладающий собственными регистрационными данными, отправляется адресату в формате сообщения для МЭДО.

3.      Полученный информационный пакет проверяется на соответствие электронной подписи и документа государственным требованиям, после чего производится регистрация в собственной СЭД.

Для обмена официальной документацией необходимо:

•        обзавестись личным идентификатором и индивидуальным адресом через заявление в ФСО РФ;

•        иметь в наличии индивидуальную СЭД с сопутствующей технической инфраструктурой для дальнейшего подключения к МЭДО;

•        обладать специальным адаптером для подключения к МЭДО.

В связи с ростом популярности электронного документооборота, многие организации начинают производить документооборот между ведомствами через интернет. МЭДО является федеральной информационной системой, разработанной специально для обмена документами между различными госструктурами и их подразделениями (участниками СЭД).

Чтобы подключиться к МЭДО, необходимо оцифровать и интегрировать в общую систему документооборот организации. Все оцифрованные документы СЭД должны подтверждаться квалифицированными или усиленными цифровыми подписями (ЭЦП). На первоначальном этапе объём работ достаточно значительный, но дальнейшее применение электронного документооборота значительно снижает трудоёмкость.

Этапы внедрения МЭДО в Федеральном казначействе:

2012 год – внедрение МЭДО версии 2.1 в центральном аппарате Федерального казначейства (ЦА ФК);

2018 год – внедрение МЭДО версии 2.7 – 2.7.1 в ЦА ФК с использованием усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);

2022 год – тиражирование в территориальных органах ФК (ТОФК) функциональности по использованию штампов ЭП;

2023 год – запуск обмена МЭДО документами для служебного пользования (ДСП) в ЦА ФК; тиражирование функциональности МЭДО в ТОФК;

2024 год – внедрение МЭДО ДСП для централизованных ТОФК.

Преимущества использования МЭДО:

• Полная автоматизация взаимодействия по единым государственным правилам.

• Возможность проводить работу с СЭД удалённо, через интернет.

• Возможность сохранения документации в архиве в электронном виде.

Отдел технологического обеспечения УФК по Тюменской области